Рекомендовано ужаться

Во-первых, надо начать с сокращения расходов на работников. По оценкам Gartner, 37% бюджета типичной ИТ-службы выделяется на персонал, так что это неплохой резерв. Gartner рекомендует заморозить принятие в штат новых сотрудников, уменьшить размер премий или отказаться от них вовсе, снизить объем контрактных работ. Рекомендовано также ужать организационную структуру. Вместо того чтобы у одного менеджера находилось в подчинении 6-7 работников, нужно сократить средний слой управленцев, чтобы каждый из оставшихся отвечал примерно за 20 сотрудников. Такая "плоская" структура не только экономит деньги, но и может быть более эффективной. Затем следует консолидировать все службы технического сопровождения в единую группу, обслуживающую всю компанию в целом.

Во-вторых, Gartner советует привлечь к работе ИТ-подразделения финансиста, который поможет проанализировать ИТ-бюджет и найти способы снижения издержек. Необходимо также проанализировать "неуправляемые" расходные статьи типа бумаги и тонера для принтеров или электроэнергии. Желательно избавиться от неиспользуемых программных систем и других активов. Не следует тратиться на новое ПО, в частности, переходить на Windows Vista, а если компьютеры еще "тянут", то можно повременить и с их заменой.

Кроме того, финансовому специалисту необходимо перепроверить все счета, чтобы удостовериться, что поставщики берут с компании столько, сколько записано в контракте. К примеру, в договоре с оператором предусмотрена бесплатная доставка SIM-карт новым сотрудникам. Через несколько месяцев в счетах могут начать появляться строчки с платой за доставку. Если не проверить, об этом можно никогда и не узнать. И вообще, в переговорах с поставщиками желательно быть жестче. Не стоит бояться поменять поставщика, но нужно заранее просчитать, во сколько обойдется такая замена.

Поскольку услуги связи часто составляют значительную часть расходов компании, необходимо проанализировать свои потребности и выбрать новый, оптимизирующий расходы тарифный план. При этом придется отказаться от практики, если таковая была, когда сотрудники могут самостоятельно выбирать телефоны, сотовых операторов и интернет-провайдеров, а также тарифные планы с последующим возмещением расходов.

Лучше всего покупать оборудование, выбирать операторов и тарифные планы централизованно. Важно просчитать и экономическую целесообразность приобретения оборудования, в том числе систем видеоконференц-связи, которое в настоящее время приходится арендовать.

Компаниям, имеющим отделения по всему миру, специалисты Gartner советуют где только возможно использовать Интернет вместо дорогих средств организации глобальных сетей. Интернет также может с успехом заменить обычную телефонную связь: внедрение IP-телефонии является хорошим средством для снижения расходов на перемещение, добавление и модернизацию рабочих мест.

Не следует приобретать "топовое" оборудование, если с поставленными задачами справляются аналоги среднего класса. И вообще, где только возможно лучше использовать массовые решения. Желательно также провести инвентаризацию неиспользуемых лицензий на программное обеспечение и проанализировать возможность их повторного использования, когда они потребуются новому сотруднику. Если оно не пригодится, лучше от него вообще отказаться.

Что касается серверов, то их желательно консолидировать или вообще виртуализировать. Затраты на хранение данных можно снизить с помощью устранения дублирования, сжатия или оптимизации пространства.