Май 17, 2018
Олег БАНДЫК, юрист

Процессуальное законодательство не устанавливает правил надлежащего заверения копий документальных доказательств для представления в суд. В данном случае следует руководствоваться правоприменительной практикой.

С точки зрения правоприменительной практики надлежащим считается заверение документов нотариусом, рассматривающим дело судом, а также истцом либо другим уполномоченным лицом, например руководителем организации, представителем стороны, в соответствии с государственным стандартом СТБ 6.38-2016.

У нотариуса

Нотариальное свидетельствование верности копии документа оригиналу является способом заверения, который гарантирует, что суд признает копии документа. Правила свидетельствования копий документов и выписок из документов содержатся в гл. 13 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Минюста от 23.10.2006 № 63 (далее — Инструкция).

Отметим, что нотариус не подтверждает соответствия изложенных в документе фактов действительности. После нотариального действия он возвращает подлинник документа обратившемуся лицу вместе с нотариально засвидетельствованной копией. Экземпляр оригинала либо копии документа не хранится в делах нотариуса.

Заверение документов нотариусом требует временных и денежных затрат и сопряжено с некоторыми существенными ограничениями. Так, нотариус может засвидетельствовать верность копии, только если документ имеет юридическое значение, содержит обязательные реквизиты: наименование организации, выдавшей документ, дату выдачи, регистрационный номер, печать учреждения и подпись лица, ответственного за выдачу документа (п. 165 Инструкции). Если какого-либо реквизита в оригинале документа нет либо у нотариуса возникнут сомнения в юридическом значении документа, он откажет в свидетельствовании верности копии.

В некоторых случаях свидетельствование копии запрещено законодательством. Например, согласно п. 167 Инструкции, не допускается свидетельствование копий документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в текстах есть исправления, в том числе оговоренные.

Суд как заверитель

Если участник дела располагает оригиналом документа, то может предоставить его суду для обозрения вместе с копией. Суд сличает копию с текстом оригинала. В данном случае суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не проверяет содержание документа. Обычно обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания, что исключает риск признания копии документа ненадлежащим доказательством.

Таким образом, для минимизации риска признания копии документа ненадлежащим доказательством участникам дела следует представлять на обозрение подлинник, чтобы суд мог заверить его копию.

По стандарту

Заверять копии можно по стандарту СТБ 6.38-2016 и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4). Необходимо отметить, что отдельное полномочие на заверение копий документов включать в доверенность необязательно, поскольку ст. 79 Гражданского процессуального кодекса и ст. 79 Хозяйственного процессуального кодекса не относят указанное полномочие к специальным.

Согласно п. 64 Инструкции № 4, отметка о заверении копии должна содержать следующие реквизиты: слово «верно», должность лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату заверения и печать организации. Чтобы суд принял копии документа как доказательства по делу, рекомендуем проставлять на копии все указанные реквизиты. Лицо, заверившее копию, должно обладать правом доступа к подлиннику документа.

Подписка на нотариальная копия